Електронната фактура е първичен счетоводен документ, който е признат от българското и европейското законодателство. Тя съдържа всички задължителни реквизити и не се различава по съдържание от хартиената фактура. Удобствата при електронните фактури са бързото и лесно издаване, съхраняване и изпращане.

Електронната фактура трябва да отговаря на определени законови изисквания, за да бъде валидна.

Изисква се тя да съдържа всички необходими реквизити, които са посочени в чл. 114 и чл. 115 от Закона за данък върху добавената стойност (ЗДДС) и чл. 7 от Закона за счетоводството (ЗС).

Получаването на електронна фактура трябва да се потвърди от получателя. Не на последно място е изискването да се гарантира целостта, автентичността на произхода и ненарушимостта на съдържанието на електронната фактура.

Електронните фактури издадени с Fakturi.com отговарят на всички тези изисквания.

Електронните фактури изглеждат като традиционните хартиени фактури, но могат да се разглеждат на компютър в електронен формат. Съответно фирмата може да използва този формат за принтиране и изпращане на електронните фактури по електронна поща.

Електронната и хартиената фактура не се различават по реквизити и съдържание. Но времето за издаване и получаване на електронните фактури е сведено до минимум. При електронните фактури има възможност за автоматично попълване на данните.

Предимствата не електронните фактури са неоспорими по отношение на спестяване на пощенски разходи. В същото време попълването на необходимите реквизити и изпращането на електронната фактура по електронна поща е по-бързо и по-лесно.

Голямо предимство на електронните фактури е възможността да ги съхранявате както на хартиен, така и на технически носител (чл. 6 от ЗС). Като при необходимост трябва да може да се възпроизвежда от технически носител на хартиен.

Накратко предимствата от издаването на електронни фактури за фирми са:

• Спестява се време. Сравнено с хартиената фактура издаването и изпращането става за минути с помощта на електронна поща и Интернет;
• Спестяват се пари от изпращането на фактура по обикновената поща или куриер;
• Спестяват се пари от закупуване на кочани с хартиени фактури;
• Достъп до електронните фактури по всяко време от денонощието и на всяко място. Единственото необходимо е компютър с Интернет;
• Спестява се място в офиса, вече не сте затрупани с традиционни фактури;
• Бързо и лесно разглеждане на издадените фактури онлайн;
• Сигурен архив на електронните фактури;
• Законосъобразност - онлайн фактурите, отговарят на нормативните изисквания на Република България;
• По-сигурна защита от не разрешен достъп;
• Екологични са.

След регистрация може да издавате и управлявате фактурите си. Ето и основните възможности на нашата система за управление на електронни фактури:

1. За да влезете във фирмения си профил ви е необходима регистрация. Съветът ни е да запомните добре вашата парола! При успешна регистрация излиза информационно съобщение. Може да се регистрирате от връзката за регистрация в горния десен ъгъл на сайта.
2. За да влезете в системата се изисква ЕИК на фирма и въведената при регистрация парола.
3. Първото нещо, което ще видите при влизане в системата е таблица с досега издадените от Вас данъчни фактури. В случай, че досега нямате издадени фактури, тази таблица ще бъде празна. Данните, които се показват в таблицата са номер на фактура, дата на издаване, име на фирмата клиент и типа на документа.
4. Когато сте логнати в системата, в горния десен ъгъл ще виждате информация за акаунта си, като броя на оставащите фактури. В долния десен ъгъл може да се придвижвате по страници, за да разглеждате списъка с фактури.
5. Издаването на нова фактура става с кликване на връзка от менюто "Нова фактура" в дясно на заглавието, като може да избирате между фактура тип: Данъчна, Проформа или Известие.
6. В случай, че сте превишили своя лимит, няма да може да издавате нови документи, докато не преминете на по-голям пакет или не настъпи първо число на следващия месец.
7. Може да принтирате фактурата от менюто на браузъра си. За да свалите фактура на своя компютър избирате опцията за сваляне като PDF. Същото може да постигнете и като използвайте опцията на браузъра си за принтиране в PDF.
8. За редакция на фактура просто натиснете с мишката върху нея, когато сте в контролния панел.
9. Номерът на новата фактура се изчислява автоматично от системата, но може да бъде променян и ръчно при необходимост.
10. Във формата за редакция на фирма има възможност да зададете фирмено лого към издадените от Вас фактури. Спазвайте ограниченията.

Ако сте доволни от въведените данни, може да издадете своята първа фактурата с бутона "Създай документ". Системата ще ви уведоми, ако сте пропуснали някое от задължителните полета.

1. Работа с неограничен брой клиенти, продукти и банкови сметки.
2. Издаване на следните документи: Фактура, Проформа фактура, Кредитно известие и Дебитно известие.
3. Формата за попълване представлява самата фактура, която се отпечатва 1:1.
4. Документите могат да се записват в PDF формат.
5. Добавяне на собствено фирмено лого към фактурите.
6. Автоматично попълване на поредния номер на документа и дата на издаване, с възможност за промяна.
7. Автоматично попълване на реквизити за клиенти, продукти и други полета с цел бързо и лесно издаване на документа.
8. Автоматично попълване на Данъчната ставка, с възможност за промяна.
9. Лесно издаване на Фактура от Проформа фактура с един единствен бутон.
10. Реквизитите на документите са преведени и на английски език в PDF версията.
11. Работа под всички операционни системи и Интернет браузъри, като за максимално удобство и функционалности се препоръчва последна версия на браузъра, който се използва.
12. Без инсталация на допълнителен софтуер.
13. Преглед, редактиране, записване и отпечатване на вече издадени документи по всяко време и навсякъде онлайн.
14. Надежден архив за вашите електронни фактури.
15. Сигурност на вашите данни чрез GeoTrust RapidSSL сертификат.

Накратко: При електронните фактури няма оригинал и копие, точно защото са електронни. Всеки документ е оригинал.

Разделянето на фактурите на "оригинал" и "копие" е концепция, която съществува при хартиените носители с цел по-бързо попълване на данните чрез индиго.

При електронните фактури няма нужда от подобно разделение, защото цифровите копия могат да се размножават до безкрай без никакви допълнителни усилия.

По закон няма задължителен реквизит "копие", който да се изисква към електронните фактури и сродни документи. Затова ние сме предпочели да не пренасяме тази остаряла практика при издаваните от нас електронни фактури и документи.

При електронните фактури всички фактури са еднакви и са оригинал. Ако ви трябва копие на даден документ, просто го свалете отново. Спрямо някои тълкувания, за копие на електронна фактура се счита нейната разпечатка. Но според нас това е напълно излишно в дигиталната ера и противоречи на концепцията за електронни фактури.

Спрямо българското законодателство, електронният подпис, подписът, както и печатът не са задължителен реквизит нито за електронните, нито за хартиените фактури. Дори идентификационните шифри отпаднаха като задължителен реквизит.

Ако въпреки това желаете да подпишете фактура или друг документ с електронен подпис, свалете го в PDF формат и подпишете файла локално. Така е най-лесно и сигурно.

Всеки доставчик на електронни подписи има различен софтуер и начин на работа. Затова е невъзможно да се реализира директно подписване в нашия сайт. Такова не е и необходимо при възможността да се свалят PDF файлове и да се подписват със съответния софтуер.

Има конкурентни платформи, които притежават и бизнес с продажба на електронни подписи. Именно тези платформи пропагандират и заблуждават с лъжливи твърдения, че електронните подписи са задължителни при електронните фактури.

Последно, няма изискване електронните фактури да са подписани с електронен подпис и никога не е имало такова!

Нашата система приема за регистрация само 9 и 13 цифрени ЕИК кодове, отговарящи с контролната си цифра по алгоритъма на БУЛСТАТ. Не приемаме 10 цифрени ЕГН-та, защото не искаме да обработваме такъв вид чувствителни лични данни.

От 4 януари 2022 г. ЕГН-то на самоосигуряващите се граждани в регистър БУЛСТАТ автоматично се преобразува в 9-цифрен код. Тази промяна не изисква от физическите лица да подават документи или заявления. Агенцията по вписванията служебно преобразува кода от 10-цифрен в такъв от 9 цифри (ЕИК) на физическите лица и предоставя служебно тази информация на НАП.

Промяната е направена именно с цел да се защитят личните данни на физическите лица. Тоест, да не се виждат ЕГН-тата на хората и да няма нужда различните оператори като нас да обработват и съхраняват ЕГН-та. Самият код не може да се преобразува обратно в ЕГН.

Информация за новия си 9-цифрен код, може да получите на официалната страница на регистър БУЛСТАТ - www.bulstat.bg, в раздел “Справки”. След като получите кода, може да се регистрирате с него в нашата система.

Системата ни поддържа само българският лев (BGN) като възможна валута. Заложили сме и поддръжка на Евро (EUR), ако държавата влезе в еврозоната. Като тогава ще има опция да се избира едната от двете валути. Но на този етап не планираме поддръжка на други валути.

През годините сме правили опити да въведем фактуриране в повече от една валута. Но самата фактура става прекалено сложна. Възникват множество сложни казуси с курсове, полетата стават прекалено много и други. А и спрямо българското законодателство, единствената валута, в която може да се осчетоводява е българският лев.

Ако желаете да издадете фактура с равностойност и в друга валута, може да използвате полето за забележка. В него може да напишете равностойността в другата валута, както и валутният курс към момента на данъчното събитие. Системата дава възможност документът да се свали и/или принтира на английски, ако се налага.